Die perfekte Einsatzplanung mit einem Dienstplan

Es ist eine große Herausforderung, wenn es darum geht, einen Dienstplan zu erstellen. Häufig wird viel Zeit benötigt, um einen Dienstplan zu erstellen, und dies ist nicht verwunderlich, denn diese Aufgabe ist anspruchsvoll. Das gilt insbesondere dann, wenn eine oder mehrere der folgenden Kriterien auf die Planungsaufgabe zutreffen.

• Mehr als eine Schicht pro Tag muss bei der Dienstplanung besetzt werden.
• Es werden Teilzeit- und Vollzeitkräfte eingesetzt.
• An Feiertagen und Wochenende muss gearbeitet werden.
• Bei der Planung sind unterschiedliche Qualifikationen oder Aufgaben zu berücksichtigen.

Treffen diese Kriterien zu, lohnt es sich, systematisch an die Dienstplanung heranzugehen. Die herkömmlichen analogen Produkte und Prozesse werden immer mehr von Cloud-Dienstleistungen und Dienstplaner Software verdrängt. Selbst vor der klassischen Personalplanung und -organisation für Mitarbeiter macht diese Entwicklung nicht halt.

Dienstplan Erstellung der „Alten Schule“

Bereits bevor es Schreibmaschinen und Computer gab, wurden Dienstpläne erstellt. Der Dienstplan galt bereits in der damaligen Zeit als ein Instrument der Personaleinsatzplanung, um die Einsatzzeiten der Mitarbeiter abzubilden. In den alten Zeiten wurde die Dienstplanung noch handschriftlich realisiert und selbst heute wird in den Unternehmen dies noch auf diese Art und Weise in die Tat umgesetzt. Damals wie heute sorgte die daraus resultierende Zettelwirtschaft für Chaos, mit der Folge, dass es zu einem regelmäßigen Kollaps in den Betrieben kam bzw. kommt – ebenso beim Dienstplaner.

Diese Form der Dienstplanung steht im Gegensatz zu den modernen Methoden der Personaleinsatzplanung für Mitarbeiter mittels einer Dienstplan Software.

Die erste Schreibmaschine wurde 1808 von dem Italiener Pellegrino Turri entwickelt. Dabei handelte es sich um eine revolutionäre Erfindung zu jener Zeit, die sich fast 190 Jahr hielt. Selbst wenn die Schreibmaschine für den damaligen Schriftverkehr revolutionär gewesen sein muss, so wurde von ihr die Dienstplanung nur teilweise erleichtert. Denn die Dienst- bzw. Schichtplanung war noch immer zu unflexibel und statisch. Selbst die Schreibmaschinen, die später auf den Markt kamen, änderten nichts an der Problematik der Unternehmen.

Aus Rechenmaschinen werden Computer

Die Wissenschaftler entwickelten im 20. Jahrhundert die ersten Rechenmaschinen, bei denen es sich um die Vorgänger der modernen Computer handelte. Zwar erleichterten sie die Rechenarbeiten der Dienstplaner, aber brachten noch immer keine wirkliche Verbesserung mit sich. Einmal abgesehen davon, dass die Kosten für eine solche Maschine astronomisch waren und das ein solcher „Computer“ Zimmerausfüllende Ausmaße aufwies.

Der Commodore Amiga war der erste herkömmliche Computer, der theoretisch für die Personaleinsatzplanung verwendet wurde – in Verbindung mit den ersten Druckern. Aber auch hier konnte noch nicht von Luxus in der Dienstplanung gesprochen werden.

Excel als „Lösung“ für die Dienstplanung

Die ersten wirklichen Kalkulationsprogramme waren Microsoft-Multiplan und sein Nachfolger Excel 2.0, die als Dienstplan Software genutzt werden konnten. Somit waren sie die ersten digitalen Anwendungen, die ein Personaler nutzen konnte, um am Computer einen Dienstplan erstellen zu können. Grundlegend war es möglich, Funktionen, Tabellen und andere Tools zur Unterstützung der Personaleinsatzplanung zu nutzen.

Der Anteil der handschriftlichen Dienstpläne ging ab diesem Zeitpunkt kontinuierlich zurück. Im Laufe der Zeit folgten weitere Excel-Versionen und ähnliche OpenSource-Tabellenkalkulationsprogramme. Allerdings konnten diese sich nicht gegen den Platzhirsch Microsoft Excel durchsetzen. Die zahlreichen Schwächen des Programms wurden wie so oft hingenommen und mit der großen Verbreitung des Programms argumentiert. Den Status haben schließlich die Mitarbeiter vieler Unternehmen in puncto Dienstplan genauso hingenommen.

Der Schritt zur Dienstplaner Software

Jeder Anwendungsfall ist individuell und jedes Unternehmen stellt seine ganz eigenen Anforderungen an die optimale Software für die Dienstplanung. Aber es gibt einige universelle Anforderungen, die jede Dienstplaner Software erfüllen sollte. Denn nur dann ist es möglich, diese erfolgreich in das Unternehmen einzuführen.

Bei der Einführung einer solchen Software gilt es folgende Punkte unbedingt zu beachten:

• Eine einfache (intuitive) Bedienung der Software.
• Die Software muss zuverlässig funktionieren.
• Es sollte zu keinen Problemen bei der Umstellung vom alten System auf die Software kommen.

Um es auf den Punkt zu bringen: Die beste Dienstplaner Software ist auf den Anwendungsfall zugeschnitten bzw. kann auf diesen zugeschnitten werden.

Papierlisten, Excel und andere Methoden sind veraltet. Dienstplaner kennen die Situation: Der Dienstplan wurde erstellt, kontrolliert, gedruckt und veröffentlicht, nur damit Kurze später eine Anfrage kommt, dass ein Mitarbeiter die Schicht tauschen möchte oder dass ein Mitarbeiter krank wird. Eine gute Software unterstützt den Dienstplaner sowohl bei der Erstellung als auch bei der Integration der Mitarbeiter.

Am Ende funktioniert alles wie gewünscht

Ein jeder kennt es: Der Teufel steckt im Detail. Daher sollte überprüft werden, was die Software in Zukunft für das Unternehmen leisten kann, wie z. B.:

• Zuweisung von Schichten an Mitarbeiter & wiederkehrende Schichten
• Automatische & individuelle Pausen
• Mitarbeiterbenachrichtigung über den Dienstplan
• Mitarbeiterintegration bei der Planung und dem Tausch von Schichten
• Sandkastenmodus, um den vollendeten Dienstplan vor den Mitarbeitern zu verbergen
• Unterschiedliche Rechte und Rollen für verschiedene Nutzer

Zudem sollte überprüft werden, ob der Anbieter die Software kontinuierlich verbessert (Updates), diese regelmäßig um neue Funktionen ergänzt und das Kundenfeedback berücksichtigt (z. B. bei Bugs).

Hilfreich ist es, sich die Produkt-Release-Ankündigungen des Entwicklers anzusehen, um sich diesbezüglich einen Eindruck zu verschaffen.