Elektronische Signatur vs. elektronisches Siegel – die Unterschiede

Elektronische Signatur vs. elektronisches Siegel – die Unterschiede

Wichtige Verträge und Schriften werden bereits seit Jahrhunderten mit Siegeln versehen. Als Siegel aufkamen, nutzen vor allem Adelige diese, um Dokumente zu verschließen und dem Empfänger seine Identität zu offenbaren. Zugleich zeigte das Siegel als Verschluss an, dass der Überbringer den Inhalt des Dokumentes nicht kennen konnte, es sei denn er hatte dieses gebrochen.

Heute werden elektronische Signaturen und Siegel dafür genutzt, um digitale Dokumente rechtssicher und ortsunabhängig zu unterschreiben – ohne den Einsatz weiterer Hardware.

Digitales Arbeiten ohne Medienbrüche

Die Digitalisierung von Geschäftsabläufen nimmt immer weiter zu und ist somit immer häufiger anzutreffen. Der Vorteil ist, dass ein digitales Arbeiten ohne Medienbrüche möglich ist und daher setzen immer mehr Unternehmen auf die elektronische Signatur, in Form von einem elektronischen Siegel.

Jedoch sollte sich jeder, sei es Unternehmen oder Behörde, der es in Betracht zieht, eine solche Signatur zu nutzen, sich genau informieren, da es sich in solchen Fällen um vertrauliche, unternehmenskritische Dokumente handelt.

eIDAS und der rechtliche Hintergrund des elektronischen Siegels

Eine europaweite, einheitliche Grundlage für glaubwürdige und verifizierbare elektronische Geschäftsprozesse in Europa wird durch die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) sichergestellt. Bei der eIDAS handelt es sich um eine Verordnung in Bezug auf die Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen und der elektronischen Identifizierung innerhalb der EU-Mitgliedsstaaten. Alle notwendigen Vorschriften für den Einsatz der elektronischen Signaturen und Siegel sind im Vertrauensdienstegesetz (VDG) enthalten, bei dem es sich um das Herzstück handelt.

Eben diese rechtliche Grundlage ermöglicht es, Schriftstücke wie bspw. Verträge elektronisch und rechtsverbindlich zu signieren – ohne vorherigen Ausdruck dieser.

Relevant werden elektronische Siegel dann, wenn eine juristische Person wie Unternehmen oder Behörden eine digitale Unterschrift leisten wollen. Aus Artikel 3 Nr. 24 eIDAS-VO ergibt sich Folgendes:

„ „Siegelersteller“ ist eine juristische Person, die ein elektronisches Siegel erstellt“

Allerdings lässt sich dies nicht eindeutig auf eine Person zurückverfolgen. Um es auf den Punkt zu bringen: Es ist ein Unternehmen, dass ein elektronisches Siegel ausstellt und keine natürliche Person, wie bspw. der CEO, Prokurist oder Bereichsleiter – selbst wenn für die eigentliche Erstellung des Siegels eine natürliche Person des Unternehmens als verantwortlicher zeichnet.

Somit ist das elektronische Siegel ein digitaler Firmenstempel. Dieser hat, wie ein echter Stempel die Aufgabe, als Nachweis darüber zu dienen, dass das Dokument von einer juristischen Person ausgestellt wurde. Zugleich belegt dieses Siegel ebenfalls die Unversehrtheit des Dokumentes sowie seinen Ursprung. Der Empfänger ist in der Lage, durch das elektronische Siegel erkennen, dass das entsprechende Dokument von einem bestimmten Unternehmen oder Behörde ausgestellt wurde, und erhält die Bestätigung der Echtheit des Dokuments. Zugleich wird durch das Siegel bestätigt, dass der eigentliche Inhalt des Dokuments unverändert ist (Integrität). Beide Punkte sind für die rechtliche Verbindlichkeit des ausgestellten Siegels essenziell.

Elektronische Signatur: die persönliche Unterschrift

Anders verhält es sich mit der elektronischen Signatur. Bei dieser handelt es sich um die Abgabe einer digital dokumentierten Willenserklärung einer einzelnen Person. So heißt es in Artikel 25 (2) im eIDAS:

„Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.“

Das bedeutet, dass eine elektronische Signatur stets eine „persönliche Unterschrift“ darstellt bzw. ein Zertifikat ist, das auf die Person bezogen ist, die das Dokument erstellt hat. Damit sind die Unterschiede zwischen dem elektronischen Siegel und der elektronischen Signatur klar. Bei Letzterer handelt es sich nicht um eine juristische Person, sondern um eine natürliche (echte) Person. Daher ist die qualifizierte elektronische Signatur der handschriftlichen Unterschrift eines Dokumentes gleichgestellt.

Grundsätzlich ist zwischen drei Signatur-Arten zu unterscheiden: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Je nach Einsatzzweck können die bestimmten Spezifikationen ausgewählt werden.

Um es auf den Punkt zu bringen: Ist ein elektronisches Siegel in einem Unternehmen im Einsatz, so ist dieses nicht ausreichend wenn es sich um eine gesetzliche oder vertraglich festgelegte Schriftform handelt. In diesem Fall ist eine elektronische Signatur notwendig.

Die Entscheidung liegt bei den Unternehmen

Es liegt in der Entscheidung des Unternehmens, ob und wenn ja, für welche Form der elektronischen Legitimation man sich entscheidet, wenn es sich um eine natürliche Person handelt. Bei der Auswahl sollte es allerdings nicht nur darum gehen, die elektronische Signatur oder das elektronische Siegel nur um der Technik Willen zu nutzen. Sondern diesen Formen der Legitimation sollten nur dann eingesetzt werden, wenn dadurch die Arbeitsprozesse vereinfacht und beschleunigt werden. Eben dazu gehört auch, dann in der neuen EU-Verordnung das vereinfachte Verfahren der elektronischen Signaturen und Siegel ermöglicht werden.

Aufbewahrt werden die Komponenten zur Signatur bzw. der Siegelerstellung in einer gesicherten IT-Umgebung, die sich bei einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter befindet. Dadurch ist es möglich, selbst von anderen Orten, außerhalb des Betriebes – bspw. im Homeoffice oder von mobilen Endgeräten – eine elektronische Unterschrift bzw. das elektronische Siegel auszulösen.

Musste früher dafür noch zusätzliche Hardware wie bspw. Kartenlesegeräte angeschlossen werden, so ist dies heute nicht mehr erforderlich. Schon allein aufgrund dieser Unabhängigkeit vom Arbeitsplatz im Unternehmen, dürfte vielen Unternehmen helfen, aufgrund von Homeoffice-Situationen, vielreisenden Mitarbeitern oder CEOs den Prozessablauf zu erleichtern und so unnötige Medienbrüche vermeiden.

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